Azubi Social Day 2025 in Leverkusen/Rhein-Berg

FÜR WEN? Sie können so viele Teilnehmer einladen, wie Sie möchten, aber es ist auch wichtig, die Logistik, die Kosten und die letztendliche Erfahrung der Teilnehmer im Auge zu behalten, als auch die Ergebnisse, die durch die entwickelten und vorgestellten Innovationsideen erzielt werden. Erfahrungsgemäß sind 40 Teilnehmer eine sehr gute Zahl. Eine Teilnehmeranzahl von 100-150 ist hervorragend, könnte aber ziemlich kompliziert im Management des Gesamtprozesses sein und erfordert mehr Mitarbeiter und Budget. Die Teilnehmer bilden normalerweise Gruppen von 3-5 Personen, die ihre Laptops auspacken (wenn das Event technologiebezogen ist), sich mit Begeisterung in die Probleme stürzen und in »spielerischen« Wettstreit miteinander treten. Die Teilnehmer werden vom Moderator und einem Tutorenteam angeleitet und von einer Expertenjury bewertet. Interessierte Besucher sind zu diesem Event willkommen, um zu den wichtigsten Momenten in diesem Wettstreit Dynamik aufzubauen. Es ist wesentlich, begeisterte Teilnehmer zum Hack einzuladen. Es hängt vom Bereich ab, aber Vielfalt ist wichtig. Um einen guten Proof of Concept (PoC) zu entwickeln, ist es wichtig, Entwickler, Graphik Designer, Schnittstellen- und Benutzerfreundlichkeit (UX)-Designer zusammen mit anderen Experten auf diesem Gebiet einzuladen, so dass in einem Kollektiv anders über die Herausforderung/das Problem nachgedacht wird.

RESSOURCEN Ein guter Hackathon ist teuer: Räume, Essen, Getränke, und die zu verleihenden Preise sind die mindest erforderlichen Ressourcen. Ein professioneller Hackathon für etwa 50-60 Teilnehmer kostet insgesamt etwa 10.000€. Ein Teil der Gesamtkosten könnte von lokalen Partnern und Sponsoren getragen werden.

Im allgemeinen erfordert er die folgenden Ressourcen:

Management: Einsetzen eines Organisationskomittees, das aus verschiedenen regionalen Stakeholdern besteht und den Lead Partner bestimmt, der den Hackathon managen kann (dies könnte ein Verband sein, der aus denselben Zielgruppen eines Hackathons besteht).

Sponsoren & Preise: Finden Sie Sponsoren (aus Stakeholdergruppen und lokalen Unternehmen) und bestimmen Sie, ob das Event für die Teilnehmer kostenfrei ist.

Beziehen Sie Sponsoren für die Preise ein (die wichtig sind, um zur Teilnahme zu bewegen). Preise könnten zertifizierte Trainings sein, Einkaufsgutscheine, Geräte, bis hin zu Reisen zu wichtigen Universtitäten.

Ein geeigneter Ort für den Hackathon: großer offener Raum, 1-2 Nebenräume, ein Platz für Catering und wenn möglich, auch ein Ort, an den sich die Teilnehmer zum Ausruhen zurückziehen können, Tische und Stühle (beweglich), viele Netzstecker.

Netzwerk: ein professionelles WLAN mit hoher Brandbreite und zuverlässiger 24×7 Verfügbarkeit.

VORBEREITUNG DES PROZESSES Der Prozess, einen erfolgreichen Hackathon zu organisieren und durchzuführen, könnte je nach Problem/Herausforderung und beteiligten Zielgruppen unterschiedlich lang dauern. Bitte beachten Sie, dass es schwierig ist, das Problem/die Herausforderung bis zum Ende des Hackathon vollständig zu lösen. Das ist normal, denn Probleme des echten Lebens sind komplex und können nicht in ein paar wenigen Tagen angegangen werden, aber ein operativer PoC (Proof of Concept) könnte von herausragenden Teams aufgesetzt werden und eine innovative Anwendung von Wissen und Technologie bieten, die in echten Fällen verfügbar sind. Diese PoC könnten vielleicht von offline Aktivitäten oder durch das direkte Interesse von Stakeholdern in den Wochen nach dem Hackathon entwickelt werden. Der Hackathon ist in der Regel nur eine Aktion auf einer längeren Liste von Maßnahmen, die erforderlich sind, um ein größeres Problem anzugehen (z.B. Innovation durch Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung), kann aber auch eine Trainingseinheit sein, um die Teilnehmer auf die Lösung von Problemen vorzubereiten oder Innovationen in bestimmten Bereichen zu schaffen..

Im allgemeinen sind folgende Ressourcen erforderlich:

Ziel und Zielgruppe des Hackathon definieren: Organisationskommitte aus Vertretern mehrerer verschiedener regionaler Stakeholder einsetzen und einen Lead Partner bestimmen, der das Hackathon Projekt managen kann (könnte ein Verband sein, der dieselbe Zielgruppe eines Hackathons hat)

Sponsoren finden (aus Stakeholdergruppen und örtlichen Geschäften) und definieren, ob das Event für die Teilnehmer kostenfrei ist.

Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Pflichten definieren, wie auch das Budget und von wem es getragen wird.

MODERATOR Das Event erfordert einen Hauptmoderator und ein Tutorenteam. Der Hauptmoderator ist der Hauptansprechpartner für die Teilnehmer, erkärt detailliert die Agenda des Hackathon, behält den Zeitplan im Auge und hält ihn mit an anderen Orten laufenden Hackathons in Verbindung (wenn es sich um einen standortübergreifenden Hackathon handelt).

ZWECK Es ist wichtig, den Zweck des Hackathon zu definieren. Es sollte eine Herausforderung, aber auch in 2-3 Tagen und/oder längerem Zeitraum machbar sein. Der Hackathon ist ein starkes Tool, um neue zur Verfügung gestellte Ressourchen in einem weiten Feld zu testen, wie etwa neu veröffentlichte offene Datensätze oder neue Software von einem speziellen Projekt (z.B. eine öffentliche Software Plattform, die Innovationen fördern könnte) oder eine frei verfügbare Ressource, die noch nicht stark verwendet wird (z.B. ein Chatbot-Entwicklungsnetzwerk), oder um auf ein gesamtes wissenschaftliches Gebiet mit Potential zu fokussieren (z.B. Daten, Software und Methoden, die den Klimawandel angehen). Auch wenn die zur Verfügung stehende Ressource anders ist, so ist der Zweck eines Hackathon immer ein einzigartiges Event, bei der ein PoC geschaffen und Konzepte für jeden zur Verfügung gestellt werden können (daher sollte die Ergebnisse nach Möglichkeit open source sein).

DEFINIERE ZEITPLAN UND LOGISTIK Es ist wesentlich, den Zeitplan des Events festzulegen. Kommunikationsplanung ist essentiell, um Teilnehmer zu bekommen und dem Event Dynamik zu verleihen. Mindestens einen Monat vor dem Event sollten die groben Herausforderungen/Probleme zusammen mit allen anderen organisatorischen Details auf der Hackathon Website veröffentlicht werden, um den potentiellen Teilnehmern ausreichend Zeit zu geben, zu überlegen, ob sie dafür qualifiziert sind und bereit sind, gute Beiträge zu leisten. Auch die Logistik muss bedacht werden. Gruppen von etwa 3-5 Personen brauchen einen Tisch und Stühle, einige Netzstecker und eine leistungsstarke WLAN Verbindung, eher schneller als langsam und in der Lage, alle Teilnehmer gleichzeitig zu versorgen (ein einfacher Heim-WLAN-Router ist nicht ausreichend und kann für die Teilnehmer wirklich frustrierend sein). Eine grundlegende Zeitplanung für einen allgemeinen Hackathonist hier zu finden. (www.brightidea.com)

 

UNTERSTÜTZENDE DOKUMENTATION Eine Website, zumindest in Form eines Wiki sollte vor der Einladung erstellt werden. Der Entwurf einer Liste von Herausforderungen/Problemen, die Thema des Hackathon sind, sollte auch vorher definiert werden.

Halten Sie die Liste offen, denn Teilnehmer könnten interessante ähnliche Herausforderungen vorschlagen.

TEILNEHMER EINLADEN Einladungen sollten per Email versendet werden, aber es ist wichtig, direkten Kontakt mit den beteiligten Communities und Stakeholdern zu haben und ihnen direkt das Ziel des Hackathon zu erklären, etc.

AUFBAU DER UMGEBUNG Der Hackathon ist eine partizipative Innovationsmethode, die auch darauf abzielt, eine Umgebung zu schaffen, in der es nicht nur möglich ist, mit einem gtuen Stück Arbeit innovativ zu sein, sondern auch, neue Menschen kennenzulernen, neue Dinge zu entdecken, und Geek-mäßig Spaß zu haben. Es ist wichtig, eine Umgebung zu schaffen, die farbig und freundlich ist, in der die Teilnehmer das Eis zwischen ihnen leicht brechen können und die das Event zu einer einzigartigen Erfahrung macht. Planen Sie daher auch die Nutzererfahrung der Hackathonteilnahme ein. Poster, Banner, kleine Lichter und Couches sind sinnvoll im großen Raum, in dem der Hackathon stattfindet. Moderatoren sollten auch an Details denken, die die Arbeitsathmosphäre auflockern (angenehmens Licht oder Deko). Essen und Getränke sind auch wichtig. Selbst mitten in der Nacht etwas zu essen oder zu trinken griffbereit zu haben, wird den Teilnehmern ein gutes Feedback geben, und es wird die Einzigartigkeit des Events herausstreichen, wenn sich die Möglichkeit bietet, auch nachts um 3 Uhr über Probleme zu diskutieren, was sich anfühlt, als würde die Zeit stehen bleiben und somit die Einzigartigkeit des Events verbessert. Jemand aus dem Organisationsteam, der fotografiert und filmt, ist auch sehr sinnvoll, nicht nur um Material/Medien zur Kommunikation über das Event erzeugen, sondern auch, um die Teilnehmer sich im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit fühlen zu lassen, wie in einer Show.

IMPLEMENTIERUNG DES EVENTS Der Hackathon kann anders organisiert werden und andere Ergebnisse erzielen, wenn zwei unterschiedliche Zeitpläne berücksichtigt werden, die in Zusammenhang mit der Preisverleihung und Kommunikation stehen.

Fast Rabbit: zur Förderung von Projekten, die während 2-3 Tagen des Hack fertig gestellt werden.

Wise Turtle: zur Förderung von Teams, die in den Wochen nach dem Hackathon weiter entwickeln wollen, um noch komplexere Projekte ohne zeitliche Einschränkung von 2-3 Tagen anzugehen (1 Monat ist dabei ein normaler Zeitrahmen)

Die Hauptphasen der Durchführung eines Hackathon sind: Schritt 1: Planung (haben wir die Ressourcen? Regeln und Format) Schritt 2: Durchführung (Herausforderungen, Zielgruppen, Kommunikation definieren) Schritt 3: Bestätigung (die Mindestanzahl an Teilnehmern sicherstellen) Schritt 4: Hackathon durchführen (2 Tage, 1 Nacht) Tag 1 – 9:00 Eröffnung des Events, Vorstellung der Spielregeln Tag 1 – 9:30 Teams aufstellen Tag 1 – 10:30 Start der Aktivitäten Tag 2 – 16:00 Ergebnisse abgeben Tag 2 – 16:30 Präsentation Tag 2 – 18:00 Auswahl der Gewinner abgeschlossen Tag 2 – 18:30 Preisverleihung Schritt 5: Follow-up

DOKUMENTATION & ERGEBNISSE Bei einem Hackathon geht es um offene Innovation. Daher sollte alles mit Fotos und Videos dokumentiert sein, vor allem kleine Interviews mit Teilnehmern, die beschreiben könnten, warum sie Spaß an der Teilnahme hatten (um damit weitere Teilnehmer für zukünftige Hacks zu gewinnen).

Es gibt nicht nur für technologiebezogene, sondern für jede Art von Hackathon verschiedene frei verfügbare Plattformen im Internt, die verwendet werden könnten, um Ergebnisse mit anderen zu teilen und die Kommunikation einfach und zielgerichtet zu gestalten:

Github: zum Teilen von Source Code, aber auch von Dokumenten, die für den Hack entwickelt wurden, durch den Aufbau eines speziellen Wiki Facebook/Twitter/Instagram: zum Teilen von Fotos/Videos

Slack: zum Teilen von strukturierten Dokumenten und zum Aufbau einer Diskussion über bestimmte Themen.

Tipps zur Durchführung Planen Sie den Hack mit dem Ziel, etwas Einzigartiges zu machen, und überlegen Sie einige Besonderheiten, die Ihren Hack von allen anderen Hacks abhebt (auch wenn nicht in direktem Zusammenhang mit dem Haupt-Hack, aber mit mehr Pep oder geben Sie Ihrem Hack eine weitere Dimension)

Binden Sie die Gesellschaft über lokale Verbände, KMU und Kooperationen tatsächlich ein Öffnen Sie das Event für Bürger, wenn auch nur als neugierige Zuschauer.

Geben Sie dem Event Dynamik und bewerten/erklären Sie den Teilnehmern die erforderlichen Fähigkeiten mit vorher durchgeführten Trainings Binden Sie Stakeholder, potentielle Kunden und KMU ein, die an den vom Hack entwickelten Lösungen Interesse haben könnten, um die Wirkung zu maximieren Massive Nutzung von Sozialen Medien wie Twitter/Instagram während des Events ist zentral, um eine Dynamik bei den Teilnehmern hervorzurufen (lassen Sie Teilnehmer twittern, moderieren Sie und halten Sie die Momente mit Fotos und Tweets fest). Finden Sie einen geeigneten Hashtag für das Event (davor, währenddessen, danach) und sorgen Sie dafür, dass er verwendet wird!

Ablauf der Veranstaltung